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Recomendaciones para la organización de fiestas y celebraciones para recaudar fondos

Realiza una fiesta o actividad recreativa y obtén dinero por tu esfuerzo.

feria interactiva Mes del Corazón (46)
Imagen de: diarioeldigital.com/


Diariamente, muchas organizaciones sin fines de lucro, como Fundaciones, Corporaciones, organizaciones de vecinos, escuelas y colegios, Juntas de Acción comunal, y muchas otras, tienen la necesidad de realizar diversidad de actividades para recaudar fondos, que usarán en su trabajo diario.

Aquí les doy algunas ideas  y recomendaciones para tener en cuenta en la organización de fiestas, eventos  y celebraciones planeadas para recaudar fondos.




 La planificación: Ejercicio fundamental para el éxito de todo evento o certamen

Cualquier  actividad, por muy sencilla que sea, requiere de una planificación, sobre todo aquellas donde ha y muchas personas involucradas, muchas actividades puntuales a la vez, y se espera la afluencia de mucho público.

1. Cantidad de invitados o asistentes:

Si el evento es masivo y se va  a realizar en un espacio grande y abierto, como un coliseo, un estadio, una cancha, una iglesia, es necesario contar con permisos exigidos por ley y llenar muchos requisitos. Se necesita contratar sonido, alquilar tarimas y carpas, tener mucha gente de apoyo, vigilancia, tener instalaciones amplias, con una dotación especial de baños, iluminación, personal de primeros auxilios, bomberos, etc. lo que a la larga sale costoso y puede resultar un factor negativo a la  hora de sacar cuentas.

2. Espacio requerido: abierto o cerrado, grande o pequeño.

Una de las cosas que primero tenemos que concretar es: definir muy bien cuántos asistentes tenemos en mente o cuántos invitados esperamos, una cifra real, no ambiciosa, eso nos da la idea de lo que necesitamos en espacio.

Tener también presente: el clima esperado, el aire acondicionado con el que contamos, la ventilación, salidas de emergencia en caso de una urgencia, accesos: carreteras y vías, puertas, ventanas, pasillos.

Deben contar con espacios definidos de entrada  y salida de personas, bodegas y espacios para guardar materiales, una zona administrativa.



3. El tipo de actividades a realizar.

En una fiesta o evento recreativo masivo hay muchas actividades que se desarrollan a la vez, para eso tenemos que pensar en darle instrucciones muy precisas a los responsables de cada cosa.

Preparación y venta de alimentos

Comúnmente, se piensa que vender alimentos es una de las actividades que más dinero deja en una fiesta.  Pero es necesario tener en cuanta muchas cosas que pueden disminuir los ingresos e incluso ocasionar pérdidas, por ejemplo, comprar demasiados ingredientes que luego sobran  y se derperdician, no tener la pericia y rapidez en la preparación y no vender la cantidad esperada.


Si van a preparar alimentos o bebidas, es necesario contar con una zona de cocina y almacenamiento en frío: neveras o refrigeradores.

Es necesario establecer muy bien dónde y cuáles son las medidas de higiene necesarias y obligatorias.  Tener en cuanta refrigeración y cadenas de frío para alimentos y bebidas que lo requieran, para evitar que los alimentos se contaminen, se dañen o estropeen, con riesgos para la salud de los asistentes y consumidores, lo que puede llevar a demandas y pérdidas de mucho dinero.

Hay una muy buen opción: hacer un convenio con algún negocio especializado, que venda a buenos precios  y les deje  a los organizadores un porcentaje en las ventas.  Por cada comida, les pueden dar entre un  15% y 20%.


Para controlar la cantidad vendida, se puede usar una tiquetera o bonos, no recibir en los puestos de comidas y bebidas dinero en efectivo.



Por ello, desde el principio, debemos determinar cómo se administrarán las ventas y el manejo de dinero: si se recibe efectivo en cada puesto, o si se manejan unos bonos o tiquetes.  Esto último es lo ideal...


4. Organización de la logística:

Planificar muy bien cada tarea y actividad: requerimientos técnicos y humanos, de materiales y recursos económicos

Ubicar una tarima en caso de presentaciones y shows, con conexiones eléctricas, suficientes baños, redes de acueducto y alcantarillado
acceso a teléfonos.

Muchos de estos servicios son prestados por empresas especializadas, es mejor contratar con ellos.


Además, definir muy bien el personal necesario para cada tarea prevista.

5. Las invitaciones, la publicidad

Buscar patrocinadores o posibles apoyos. personas de la comunidad que tengan negocios como imprentas, diseñadores gráficos que puedan donar el trabajo de diseño.


Tratar de no pagar anuncios, en las emisoras y periódicos locales pueden hacer una nota sobre tu evento, si con anticipación envías un boletín de prensa.  Usar los espacios para fijar avisos que tienen las estaciones de autobuses y trenes, algunos sitos como librerías, centro comerciales, para dejar allí la información.

Es importante concentrarse en  el público que esperamos, su ubicación y concentrarnos en esa zona geográfica para divulgar la información e invitar al evento.

Las redes sociales, los correos y contactos personales de cada uno, son una muy buena alternativa para este propósito.

En Internet hay muchas aplicaciones y programas gratuitos para diseñar tu publicidad, aprovecha muy bien todo eso para bajar costos y lograr impacto visual.

6. Ventas varias

Pueden vender productos como artesanías y manualidades, accesorios, bolsos, prendas de vestir, camisetas, gorras, recuerdos y souvenirs, disfraces, títeres, bolsos y muchos otras mercancías que elaboren en alguno de sus proyectos productivos, que pueden ser  con materiales reciclados: ustedes mismos pueden elaborar esos artículos y obtener ingresos extras, ala vez que pueden abrir una feria de negocios.

Realiza actividades recreativas diversas con cobro: 

Si contamos con una piscina,  se cobra por el ingreso.

Organizar concursos donde se cobra la inscripción o participación, con premios, que pueden ser donativos: pasteles, juguetes, etc.

Un buen ejemplo son los juegos múltiples  o gymkanas, con multitud de pruebas y competencias.




7. Ahorrar y evitar gastos innecesarios

Preparar ustedes mismos lo que más puedan o conseguir quién puede donar su trabajo, buscar voluntarios.

Racionalizar muy bien las compras, evitar gastos innecesarios.

Hay una frase que aquí no podemos aplicar: "es mejor que sobre".  De ninguna manera, lo que sobre se pierde.

Comprar solo lo que necesiten evitando el derroche o comprar de más, planeen una cantidad determinada, por ejemplo, para preparar 100 comidas.  Si llegan más personas, pueden tener un plan B: preparar algunas comidas rápidas,  o tener los ingredientes disponibles en algún negocio cercano, pero que no hayan comprado  sino que puedan ir al momento por eso que hace falta.

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Para complementar esta información, les recomiendo leer el artículo titulado:


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Espero que estas sugerencias les sean útiles.

Hasta pronto

Jhon Jairo Gil Barrientos
Editor
ideactica@gmail.com
www.ideactica.com

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